Третья покупка Методика выбора копировальной техники от компании “Хард”

татистика показывает: за пять лет эксплуатации ко-
пировального аппарата пользователь оплачивает его
стоимость, как минимум, трижды. Впрочем, смотря
какой копир и какой пользователь. Бывает и больше. И проблема вовсе не в качестве копировальной техники, не в «левых» расходниках и не в попытках ремонта собственными силами. Все это, безусловно, имеет значение, но главная проблема в другом — в выборе. За каждой моделью стоит видение производителями конкретного пользователя, решаемых с помощью этого аппарата задач, совершенно определенных условий эксплуатации. Увы, технику часто покупают, как джинсы — либо подешевле, либо попрестижнее. В результате, в бухгалтерии крупного банка годами бьются со слабенькой «мыльницей», а сложная капризная машина невесть как попадает в металлургический цех.

Так сложилось, что мы — компания ХАРД — уже пять лет занимаемся копированием и всем, что с ним связано. От изготовления одиночной копии на любой основе до поставки оборудования, позволяющего проецировать изображение на площадь 3 х 3 метра. Мы решили обобщить накопленный опыт, и в ближайшие месяцы наша методика выбора копировальной техники будет издана в полном объеме. В статье, специально подготовленной к этому номеру «ДК», перечислены ее основные положения. Подход к выбору копировального аппарата представлен как четыре последовательных шага, которые ни в коей мере не связаны с какой-либо определенной маркой.

Шаг 1: Рассчитайте ресурс и производительность

Определяющей характеристикой любого копировального аппарата является его ресурс. Не производительность, а именно ресурс, поскольку от этой характеристики во многом будут зависеть и качество копий, и затраты на ремонт, и срок службы самого аппарата. Для расчета ресурса обычно рекомендуют умножить месячный расход бумаги в офисе на определенный коэффициент. Его значение варьируется в интервале от 1,5 до 3 и зависит от множества обстоятельств. Начиная от оснащенности копировальной техникой и заканчивая числом пользователей. Если доступ к аппарату будет ограничен или существуют возможности хотя бы как-то контролировать, кто, что и сколько копирует, можно ожидать увеличение бумагооборота в полтора раза. Если такой возможности нет, умножайте на три. Особенно если копировальный аппарат появился впервые. Теперь на совещании у каждого будет отдельный экземпляр документов, у менеджеров появятся новые папки, наконец, исчезнут проблемы с платежками. Копировать будут много. И это не считая шпаргалок для детей, диплома для мужа, кулинарных рецептов и моделей сезона, умноженных на удвоенное число ваших сотрудников... Поэтому рекомендация первая: не экономьте на ресурсе.

Чем выше производительность, тем, естественно, выше цена аппарата. Поэтому исходить приходится из доступных средств. В то же время, не следует забывать, что производительность требуется не только для изготовления больших тиражей. Если аппарат предназначен для коллективного пользования, низкая производительность может привести к неоправданной потере времени персонала. Представьте ситуацию, когда трое сотрудников хотят каждый сделать по несколько копий с 5-страничного документа. Возле слабой машины кому-то из них придется полчаса ожидать своей очереди. В пользу более производительных машин говорит и сложившееся в мире разделение труда: значительную часть копиров с низкой производительностью сегодня собирают в третьих странах, в то время как аппараты производительностью свыше 20 копий в минуту, вне зависимости от марки, почти на 100% поступают «родной сборки».

В каждом ценовом диапазоне можно найти копировальные аппараты с различным соотношением ресурса и производительности, поэтому прежде чем обращаться к поставщикам, лучше каждую из этих характеристик представить в форме приемлемого для вас диапазона. В целом, надо стремиться к тому, чтобы соотношение ресурса к производительности было минимальным.

Шаг 2: Определите возможности

Перечисление многочисленных возможностей и функций занимает иногда десятки листов руководства по эксплуатации. Аппарат с большими возможностями и стоит дороже. Поэтому очень желательно определиться, что, в конечном итоге, потребуется вам и вашим сотрудникам. Иначе вы просто заплатите лишнее. Или наоборот, сэкономив, в будущем слишком много затратите на эксплуатацию. Чтобы понять, какие возможности действительно необходимы, надо учитывать два обстоятельства. Первое из них — кто и как будет эксплуатировать аппарат. Возможны три варианта.

А. Копир не является единственным в вашей организации и будет эксплуатироваться только сотрудниками определенного подразделения или только одним сотрудником, например, секретарем в приемной. Необходимый в этом случае набор функций зависит от того, для каких целей будут использовать сделанные на этом аппарате копии.

А1. Копир будет установлен в отделе сбыта, в рекламных подразделениях фирмы, в технических службах. Наиболее часто на нем будут печатать презентационные материалы или техническую документацию. То есть документы, которые будут распространяться «снаружи» предприятия. Очень желательно, чтобы копир обладал следующими возможностями:

— двустороннее копирование,

— автоматическая сортировка копий,

— автоматическая брошюровка,

— несколько лотков для подачи бумаги, что позволит использовать бумагу различной плотности и цветов,

— режим фото, обеспечивающий высокое качество передачи полутоновых изображений.

А2. Аппарат будет установлен в службах материально-технического снабжения, в маркетинговых или других подразделениях, выполняющих работы по обработке внешней информации. Можно предположить, что на таком аппарате будут делать копии с прайс-листов поставщиков и конкурентов, копировать публикации из журналов, технические описания. Желательно наличие таких функций, как масштабирование изображений, копирование фрагментов, совмещение на одном листе копий с двух оригиналов.

А3. Аппарат приобретается специально для нужд бухгалтерии. Особых технических возможностей от него не потребуется. Однако следует обратить внимание на две особенности. Во-первых, аппарат должен быть достаточно прост в эксплуатации, поскольку пользоваться им будут весьма далекие от техники люди. Во-вторых, чтобы сотрудники не тратили время на расшивание бумаг, он должен позволять делать копии с книги или со скоросшивателей. Для этого на аппарате либо устанавливается крышка, соединенная со столом специальным шарниром, либо используется аппарат с функцией «стирания кромок» (удаление на копии областей, засвеченных при копировании с неплотно закрытой крышкой).А4. Аппаратом будет пользоваться секретарь, референт или делопроизводитель. Аппарат должен быть предельно компактен. По крайней мере, если не ставится задача поразить посетителей технической оснащенностью вашего офиса. Во-вторых, никому не хочется обсуждать общефилософские темы, пока для каждого участника совещания будет

документы с начальственной подписью должны выглядеть аккуратно: без срезанных уголков и текста, отпечатанного под углом 36,5 градусов. Хорошим решением станет цифровой копир. Среди его многочисленных преимуществ в этом случае имеют значение, как минимум, два: предварительное сканирование, которое позволяет хранить в памяти аппарата несколько оригиналов, и возможность поворота изображения. Пакет документов может быть отсканирован и сразу вернется на ваш стол. Тем временем аппарат будет продолжать в нужном количестве печатать их копии. К тому же, как бы спешно ни укладывали оригинал, копия все равно будет размещена правильно.Б. Копировальный аппарат коллективного пользования. Определяющие требования — высокий ресурс, производительность и простота в эксплуатации. Очень желательно, чтобы копир имел встроенный аудитрон — специальное устройство, которое контролирует, кто делает копии и сколько их делают. Можно установить индивидуальный лимит для каждого сотрудника. От копирования модных журналов аудитрон не спасет, но, по крайней мере, не придется оплачивать тонер, если кто-то надумает сделать парочку копий энциклопедического словаря. Из тех же соображений экономии желательно, чтобы аппарат имел возможности масштабирования.

Цифровые копировальные аппараты становятся все более и более популярны. Их производителям удалось устранить основной недостаток «цифры» — слишком высокую стоимость копии. Небольшие предприятия часто останавливают свой выбор на цифровых копирах, поскольку они совмещают в себе функции сразу нескольких устройств. Цифровой аппарат одновременно может работать и сетевым принтером, и офисным сканером, на нем можно распечатывать факсы, принятые через факс-модем. За рубежом цифровую технику так используют редко, но если есть возможность сэкономить и отнюдь не проиграть в качестве...В. На крупных предприятиях копировальное оборудование часто эксплуатирует отдельный специалист или специальное подразделение. Главное требование — эргономичность. Копир должен обладать как можно более полным набором дополнительных устройств, позволяющих повысить производительность труда. Это устройства для автоматической укладки и подачи оригиналов, сортировщики копий, автоматические или хотя бы полуавтоматические брошюровщики, лотки для бумаги повышенной емкости или дополнительные лотки. Аппарат должен обладать возможностями двустороннего копирования. Очень важный показатель — низкое выделение озона, если вы ничего не имеете против своих сотрудников.

Шаг 3: Выберите марку

Первое, и самое главное: плохих марок нет. Равно как дорогих и дешевых. Производством копировальной техники занимаются гигантские транснациональные компании, обладающие мощными маркетинговыми и научно-исследовательскими службами. Любому техническому достижению конкуренты находят адекватную замену. Трудно представить, чтобы на этом рынке внезапный технический прорыв обеспечил значительное преимущество только одной из марок. Кроме того, большинство новых решений разработчики передают коллегам на условиях лицензионных договоров или просто выпускают для них технику в рамках так называемых ОЕМ-соглашений. Поэтому популярность той или иной марки не столько говорит о ее качествах или цене, сколько об успешной работе ее дилеров. В Екатеринбурге, к примеру, больше всего распространены Xerox и Canon. В Перми — Xerox и Ricoh.

Первый фактор выбора марки — потребность в обслуживании. У аппаратов одного класса различается она не очень существенно, зато их производители могут придерживаться абсолютно разной концепции, в первую очередь, в отношении регулярности обслуживания. Наша работа с Тоshiba началась, когда к нам в офис попал аппарат, который до этого активно эксплуатировался более года, причем без всякого технического обслуживания. И еще не один год продолжал прекрасно работать. Тоshiba не требует регулярного обслуживания, и если возможностей постоянно следить за аппаратом у покупателя нет, мы обычно рекомендуем именно эту марку. Проблемы с обслуживанием могут возникать не только у пользователей, находящихся вне города. На небольшой фирме возить аппарат к ремонтникам и даже ждать их у себя в офисе часто оказывается просто некому.

Выбирая марку, не следует слишком увлекаться такими показателями, как цена копии или нормативный срок службы аппарата. Ориентируясь только на них, иногда выбирают модель, которая, что называется, предприятию не по зубам. Может быть, на эксплуатации в дальнейшем и сэкономят, но кто посчитает, сколько потеряно от того, что из оборота были отвлечены лишние средства? Бывает и наоборот: вместо пары-тройки высокопроизводительных аппаратов, ориентированных на длительную эксплуатацию, покупают по «мыльнице» в каждый отдел. Через два года снова меняют. Хотя есть специальная техника. Некоторые примеры достойны книги рекордов. На бывших «Трех тройках» и на Химмаше работают аппараты Xerox, закупленные еще в семидесятые годы. В областной администрации на высокопроизводительном аппарате той же марки отпечатано более 5 млн копий. У нас самих продолжает работать Xerox, оттиражировавший свыше 2 млн экземпляров.

Третье — это количество поставщиков. Некоторые марки, например ОСЕ и Mita, у нас в городе встречаются очень редко, и вы рискуете попасть в зависимость от единственного поставщика расходных материалов и комплектующих.

Шаг 4: Выберите поставщика

Большинство производителей копировальной техники имеют в Екатеринбурге своих дилеров. Их круг остается в последние годы практически неизменным и наверняка будет перечислен в этом номере «ДК». Кроме них копиры продают многие предприятия, специализирующиеся на поставке или ремонте оргтехники, компьютерные фирмы, продавцы расходных материалов. Работая с официальным дилером, вы ничем не рискуете, но если все-таки решили обратиться к поставщику, не имеющему официального статуса, обратите внимание на следующие особенности.А. Срок гарантии. Обычно он составляет 12 месяцев. Кроме того, может существовать еще и расширенная гарантия. Она предоставляется, если при покупке копировального аппарата сразу будет заключен договор на обслуживание. Стоимость копира такой договор не увеличивает, а для покупателя может оказаться очень полезным. По крайней мере, и затраты на ремонт ниже, и качество копий со временем не изменится. Меня всегда удивляет, когда показывая абсолютно нечитаемую копию, поясняют: «у нас аппарат старый». Так не бывает. Если обслуживание проводится в соответствии с техническими требованиями, срок службы аппарата, качество копий останутся неизменными. У нас расширенная гарантия 3 года, но законом это никак не определяется, поэтому в других фирмах могут быть и другие сроки.Б. Кто и как будет обслуживать технику. Специалисты поставщика или инженеры какой-то другой фирмы, принимающей на себя гарантийные обязательства. Практически все производители копировальной техники проводят сертификацию технического персонала дилеров. Проверьте, располагает ли сертификатами персонал вашего поставщика.В. Любой копир имеет быстроизнашивающиеся части, срок службы которых меньше паспортного срока службы аппарата. Это валы закрепления, чистящие ножи, большинство частей, контактирующих с бумагой. За годы эксплуатации аппарата эти части придется покупать, причем на несколько сотен долларов. Уточните стоимость и ресурс быстроизнашивающихся деталей, наличие их на складе поставщика.Г. Многие крупные поставщики предлагают зачет остаточной стоимости старой копировальной техники. Обратите внимание на это предложение. Принимается или нет техника марок, не представленных в ассортименте поставщика, принимают или нет не подлежащую восстановлению технику, на каких условиях предоставляется зачетная скидка.

Мы остановились только на основных критериях подбора копировальной техники. Более полную информацию вы сможете получить после издания полного варианта нашего методического пособия или у наших консультантов.