Бюджетирование

Проблема минимизации затрат в наше непростое время волнует всех, однако большинство руководителей предприятий пытаются делать это от случая к случаю, субъективно, полагаясь на "интуицию". Результаты такого непрофессионального подхода становятся видны сразу: либо неоптимальная минимизация (убрали болезненные затраты, хотя можно было на ту же или большую сумму убрать менее болезненные), либо вообще неэффективная минимизация (затраты убрали, а денег все равно нет). Если же речь вести о профессиональной минимизации затрат, то одним из инструментов является бюджетирование. Бюджетирование — планирование доходов и расходов (по типу сметы) на будущие периоды исходя из: 1) показателей предыдущего периода; 2) плановых мероприятий на последующие периоды (которые вносят коррективы в показатели прошлых периодов). Весь процесс можно разделить на семь этапов.

Она начинается с составления структуры затрат, так как в дальнейшем необходимо будет ориентироваться именно на затраты, а не на себестоимость в учетном понимании этого слова. Затраты — это любые налично-денежные расходы предприятия. Именно поэтому занимаясь бюджетированием нужно забыть о себестоимости, так как в нее включаются неденежные элементы (амортизация) и не находят отражение денежные (расходы за счет чистой прибыли). Структура затрат не может быть единой для всех, а формируется для каждого конкретного предприятия с учетом специфики его работы (согласитесь, что у машиностроительного завода и юридической фирмы она будет разная), в том числе отраслевых методических рекомендаций. Желательно, чтобы структура затрат была (хотя бы частично) автоматизирована бухгалтерией (по балансовым счетам 20 и/или 44).

Общий принцип — затраты делятся на:
1) постоянные (не зависят от V реализации, например, арендная плата, сторожевая охрана и другие);
2) переменные (пропорционально зависят от V реализации, например, материалы, энергия, может быть заработная плата, прочие);

3) прочие (Это затраты, величину которых предвидеть нельзя, например, проект по завоеванию новых рынков). В такой ситуации необходимо обязательно закладывать какие-то суммы (либо фиксированные, либо процент от реализации).

II Этап. Определение метода оценки реальной выручки
 Выручка для целей бюджетирования должна быть реальной — деньги и/или бартер, который используется в производстве. Именно поэтому нельзя в чистом виде использовать обороты по балансовым счетам 46, 47, 48 (различные виды реализации) по следующим причинам:
1) в бухгалтерском учете отражается "дутая" реализация "по отгрузке" (с апреля 1996 года бухгалтерский и налоговый учет разделены для предприятий, определяющих реализацию для целей налогообложения "по оплате");
2) в выручке, зачастую, присутствует бартерная реализация, в этом случае необходимо помнить, что
· учитываться должен быть тот бартер, который будет использован в производстве в период бюджетирования (в том числе бартер полученный в прошлых периодах);
· в случае, если полученный по бартеру товар не использовался в производстве, а был продан на сторону, то размер реализации определяется исходя из полученных сумм.
 Оценка бартера зиждется на следующих принципах:
· если ТМЦ, полученные по бартеру, покупается за деньги — берется стоимость за "живые" деньги (наличные или безналичные — в зависимости от конкретной ситуации);
· если ТМЦ, полученные по бартеру, не покупается за деньги, то необходимо брать рыночную стоимость за деньги этих ТМЦ.
Денежные цены есть на все бартерные товары, схемы превращения самых отчаянных неликвидов в "живые" деньги есть (железобетонные конструкции меняются на кирпич, кирпич на доски, доски на консервы, консервы на ГСМ, ГСМ реализуется за деньги). Графически эту ситуацию можно представить так:
Никого не должен смущать факт наличия двух цен:
· за деньги;
· за бартер.

Для бюджетирования выбирается только одно измерение затрат и выручки, иначе вся картина деятельности предприятия будет нереальной. Бартерное измерение лучше не брать, по следующим причинам:
· в производстве товара А может быть использован товар Б (см. график), в результате процент накидок может быть совершенно другой;
· практика установления бартерных цен гораздо свободнее, чем денежных (большую роль играют личные отношения между руководителями предприятий, острота необходимости именно сейчас какого-то вида сырья, материала, прочие причины).

В результате альтернативы денежному варианту нет. Для полноты картины к выручке от любой реализации добавляются все внереализационные доходы деньгами и бартером (по методике, описанной в п. 2).

III Этап. Составление фактического бюджетирования
 Выбор периода бюджетирования зависит только от специфики бизнеса (может быть неделя, декада, месяц, квартал). Основной принцип: бюджетирование — это систематическая процедура.
 Таблица бюджетирования — данные о затратах, представленные в систематизированной форме (за конкретный период). В таблице указываются процентные величины к каждой цифре:
· от суммы выручки
· по каждому уровню вложенности
Проценты очень важны для минимизации затрат. На их основе можно, к примеру, увидеть, что если выполнение должностных обязанностей сотрудника предприятия не связано с систематическими поездками на большие расстояния, то выгоднее будет ездить на такси, чем держать на балансе предприятия или в аренде отечественный легковой автомобиль. Такие же таблицы заполняются за несколько периодов бюджетирования, для того, чтобы была динамика, иногда полезно графическое изображение (диаграмма, график).

IV Этап. Минимизация затрат на основе фактического бюджетирования за несколько предыдущих периодов
Общей для всех технологии нет, все зависит от специфики организации (виды деятельности, специализация внутри видов деятельности, прочее). Таблица фактического бюджетирования — механизм, при помощи которого принимаются решения о минимизации. Для этого делается анализ на предмет определения точки безубыточности.
V Этап. Составление планового бюджетирования на следующий период бюджетирования
Это тоже, что и таблица фактического бюджетирования, но заполненная исходя из цифр на следующий период. Каждая цифра (реализация, элементы затрат) формируется по своей технологии, исходя из специфики и видов деятельности предприятия. Перечень некоторых классических технологий расчета цифр для составления таблицы планового бюджетирования на следующий период может быть следующий.

Расчет реализации:
1) стандартный (средний) объем реализации за период бюджетирования (применим, например, в розничной торговле);
2) исходя из планируемых сделок (может быть полезен при оптовой торговле);
3) вид деятельности носит сезонный характер (характерно для сельскохозяйственных предприятий).

По затратам:
1) стандартная сумма за период бюджетирования, которая меняется только из-за инфляции (коммунально-эксплуатационные затраты для офисов, арендная плата, услуги ГТС и прочее);
2) расчетная величина, которая варьируется в небольших диапазонах (расходы по приобретению канцтоваров, расходных материалов, услуги МГТС, прочее). В этом случае очень помогает анализ динамики;
3) переменные калькуляционные расходы рассчитываются исходя из производственного плана (стоимость материалов, энергии, комплектующих, величина заработной платы исполнителей, другие);
4) разовые проекты, плановые затраты в текущем период бюджетирования (рекламные компании, капитальные вложения);
5) прогнозирование величины непредвиденных расходов. Методики могут быть разные (процент от реализации, процент от величины постоянных затрат).

VI Этап. Работа с плановым бюджетированием
1. "Предварительная работа". Почти полный аналог финансового планирования, оперативное отслеживание остатка свободных средств (величина может колебаться и быть либо больше, либо меньше 0).
2. Работа с плановым бюджетированием в течение периода бюджетирования:
a) Все затраты должны сверяться с плановым бюджетированием. В случае, если возникает необходимость производить затраты большие, чем планировалось, то или их не производить, или произвести поменяв величины в таблице планового бюджетирования.
b) Аналогичный контроль сумм выручки. Если выручка сильно колеблется, то необходимо пересматривать таблицу планового бюджетирования. Либо добавлять затраты, либо урезать их.

VII Этап. Анализ планового бюджетирования по окончанию периода бюджетирования
1. Регулярно, в одни и те же сроки заполняется таблица фактического бюджетирования за прошедший период бюджетирования.
2. Таблица фактического бюджетирования сверяется с таблицей планового бюджетирования за прошедший период, на предмет:
a) Выявление всех сумм, которые изменились;
b) Выявление причин расхождения между планом и фактом (руководству целесообразней это документировать для себя, так как через несколько месяцев оценивая динамику информация может потеряться);
c) Выводы:
· Избежания перерасходов в будущем (так как чаще имеет место увеличение затрат, а не доходов);
· Более точное составление таблицы планового бюджетирования на следующий период бюджетирования.

Далее переход к IV этапу и начало нового цикла.