«Собрания — это капитал лидерского репертуара». Как нужно готовиться к совещанию

Каждые встречу команды и совещание нужно готовить очень тщательно. Еще один аргумент в пользу этого приводит основательница консалтинговой фирмы Leadership Momentum Элизабет Доти. Вот о чем она говорит:

Собрания, которые проводятся «потому что надо», тратят драгоценное время, приводят к ошибочным решениям, истощают и портят отношения. Учитывая эти риски, я предположила, что успешными становятся встречи, которые запланированы осознанно.

Главная мысль заключается в том, что накануне собрания лидеры должны задать себе четыре вопроса, чтобы помочь участникам и продвинуть важнейшие цели. Зачем нужно собрание? Кто в нем должен участвовать? Что нужно обсудить? И как создать условия для такого разговора? По моему опыту, часто лидерам удается ответить на первые три вопроса, приложив немного дополнительных усилий. А вот когда дело доходит до последнего, они лишь разводят руками.

Проблема появляется еще до того, как участники собираются вместе (или подключаются к собранию). Многие люди приходят на встречи, считая, что им там не место. Координаторы явно не могут решить эти проблемы, но могут помочь людям быть более продуктивными и включенными в собрание. В большинстве случаев проблемы возникают из ошибочного мнения, что совещания — это пустая трата времени. Но руководители, которые регулярно проводят динамичные встречи с высокой заинтересованностью, превращают их в возможности для реальной работы — независимо от конкретной цели. Они планируют их именно с этой мыслью (и отменяют, если не видят пользы для реальной работы).

Самый важный момент собрания, помимо оригинального приглашения на него, — это начало. Во время интервью с экспертом по деловому сотрудничеству Диком Аксельродом мы обсудили стратегии правильного начала совещаний, так как, по его словам, «легче всего выпасть из каноэ, когда люди садятся в лодку или выходят из нее». Вот три способа безопасного продвижения к цели.

Поприветствуйте людей и помогите им наладить общение. Самое эффективное совещание — это групповая импровизация, возможность для сотворчества. Большая часть опыта и таланта, необходимых для того, чтобы собрание «сработало», у участников уже есть. Но, как и импровизаторам на сцене, им нужна разминка, чтобы проникнуться творческим духом. Нейробиология говорит, что для хорошего разогрева люди должны чувствовать, что им рады, и общаться друг с другом.

Начните с персонального приветствия, а затем включите приятную музыку или предложите участникам закуски, чтобы задать приветственный тон.

Затем предложите несложное структурированное задание, которое даст каждому возможность высказаться. Люди часто расходятся во мнениях относительно предварительной работы или предварительного чтения. Я считаю полезным предложить короткие, интересные, необязательные ресурсы или вопросы для ознакомления. Иногда проще обрабатывать информацию самостоятельно и заранее.

Проясните цель. «Собрания слишком часто бывают оторванными от жизни, — отмечает Аксельрод. — Мы не задумываемся над тем, соответствует ли обсуждение нашей глобальной миссии, целям или работе других групп». Так что, даже если вы четко обозначили цель, она может не иметь смысла для участников. И, особенно в виртуальных условиях, легко запутаться в абстрактных понятиях.

Работа координатора — прояснить цель и пробудить интерес людей к задаче или проблеме. Один из способов сделать это — попросить руководителя или старшего участника группы кратко изложить цель встречи в контексте более широкой дилеммы, которая требует опыта или креатива собравшихся.

После того, как цель сформулирована, обсудите ее в течение нескольких минут, чтобы участники поняли, зачем их собрали и чего вы надеетесь достичь. Ваша цель — просто вызвать интерес группы. Если люди начнут углубляться в подробное решение проблем, возможно, вам придется мягко вмешаться, чтобы сохранить обсуждение в нужном русле.

Набросайте маршрут. Пришло время в общих чертах обрисовать, какую работу предстоит проделать участникам за время собрания. Вам нужно подойти к этому относительно быстро, потому что люди будут беспокоиться о том, подготовлены ли они должным образом, и о том, что вы попросите их делать во время встречи.

Вы можете комбинировать определенные действия или тактики, чтобы сэкономить время. Например, задать разогревающий вопрос, связанный с темой встречи, или дать участникам несколько минут во время разговора, чтобы обдумать и что-то добавить к их предварительной работе.

Давайте посмотрим правде в глаза: собрания — это капитал, ключевой аспект вашего лидерского репертуара, точно так же, как количественный анализ или найм и удержание талантливых сотрудников. Каждый шаг в процессе совещания создает ресурсы и условия для последующих шагов, и каждый из них имеет решающее значение для достижения цели.

Читайте также: Эффективно, а не много. Три шага к работе, которая будет приносить толк